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Gestión de la comunicación en los niveles de servicio
La gestión de la comunicación es la planificación y puesta en marcha de todas las actividades de comunicación diarias que se llevan a cabo en una empresa, grande o pequeña, y en todos los departamentos. La mayoría de las personas en la gerencia superior, intermedia o inferior saben esto instintivamente, en su forma más básica.
Sin embargo, la creación, implementación, seguimiento, revisión y adaptación de nuevos canales de comunicación dentro de una organización son, colectivamente, lo que determina el éxito o el fracaso interno. La falta de principios de gestión de la comunicación puede arruinar la moral de los empleados y, en consecuencia, la productividad y las ganancias.
La planificación de la gestión de la comunicación es como la planificación de la gestión de proyectos: es una parte necesaria de ella. Es el alma de la operación comercial en todos los niveles. Es un proyecto continuo propio que tiene lugar debajo de la superficie.
Los altos ejecutivos implementan políticas, toman decisiones finales, aprueban cambios importantes, guían operaciones, crean sinergias en los equipos, capacitan a otros para llevar a cabo las políticas, pero muchos no se toman el tiempo para desarrollar planes de trabajo de gestión de comunicaciones. ¿Por qué no? ¿Y cómo pueden hacerlo? Leyendo, tomando cursos, escuchando y comprometiéndome a hacer algo al respecto.
La mayoría de los problemas dentro de una organización son causados por falta de comunicación o mala comunicación. Como siempre digo, la comunicación es un tema amplio y amplio. Nadie puede escribir un artículo sobre cualquiera de sus subtemas completos. Todos los escritos sobre el tema trabajan juntos sin cesar.
Eso también se aplica a este tema de la gestión de la comunicación. ¿Por dónde empieza uno? ¿Dónde termina uno? Por un lado, comienza en el nivel de "servicio" de cada trabajador. En una organización, todos deben servir a los demás. Pero eso requiere aprendizaje. Normalmente no entramos en un nuevo trabajo con la gestión de la comunicación en mente.
Tiene que ser parte de la orientación de la empresa desde el primer día. Tiene que ser parte de la cultura, el valor, la misión y la visión. Tiene que empezar por arriba. ¿Ha notado cuántos ejecutivos de la alta gerencia compran materiales de capacitación "para el personal" y solicitan que "el personal" asista, pero ellos mismos no lo hacen?
Los miembros del personal se sientan en estas sesiones, ansiosos de que el Sr. o la Sra. Ejecutivo "puedan escuchar esto". ¿Por qué? Porque los ejecutivos de alta dirección tienen que participar en estas prácticas, junto con el resto de la organización. Hay que verlos participando. No se puede hacer que una parte de la empresa utilice la gestión de la comunicación y la otra no. La Alta Dirección es el ejemplo, el líder de toda la implementación y continuación de las actividades de gestión de la comunicación.
La falta de liderazgo en la gestión de la comunicación nace de los viejos organigramas, que no fomentan el principio de "servir" que eleva cada nivel de arriba hacia abajo en la tutoría.
En otras palabras, el Presidente sirve a los ejecutivos debajo de él / ella; los ejecutivos sirven a los gerentes debajo de ellos; los gerentes sirven a los asistentes/técnicos debajo de ellos y los asistentes/técnicos sirven al personal de apoyo/secretaría. Cada nivel está capacitado y/o tiene conocimientos sobre el trabajo a continuación tanto como el suyo propio.
Cada nivel se convierte en un mentor para el de abajo al delegar y empoderarlo con una dirección clara e información adecuada. El empoderamiento es la máxima demostración de confianza que la gerencia y los supervisores pueden brindar a los miembros de su equipo.